Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp một phòng làm việc bề bộn ở bất cứ đâu. Mặc dù có nhiều người nói rằng, ngồi làm việc trên một đống lộn xộn giấy tờ khiến họ tập trung hơn. Nhưng điều đó thật khó tin. Bất kỳ ai cũng đều ưa thích sự gọn gàng ở mọi nơi, vậy tại sao nơi làm việc lại không? Hãy chăm sóc khu vực làm việc giống như những căn phòng trong nhà của bạn, dọn dẹp nó thường xuyên, nó sẽ không làm bạn phát điên lên vì không tìm được tài liệu cho buổi họp tới. Một phòng làm việc gọn gàng sẽ truyền cảm hứng cho chủ nhân vì mọi thứ luôn trong tư thế “sẵn sàng phục vụ”. Vài mẹo vặt sau sẽ giúp bạn tổ chức tốt phòng làm việc trong gia đình mình.
Sắp xếp hồ sơ theo abc
Sẽ nhanh hơn bình thường rất nhiều khi bạn tìm tài liệu đã được sắp xếp trong tủ hồ sơ. Việc chia hồ sơ theo bảng chữ cái không những giúp bạn tiết kiệm được thời gian mà còn tránh cho bạn khỏi bực mình trước đống giấy tờ hỗn độn.
Dọn dẹp những tài liệu cũ, không còn dùng đến hàng năm
Thật khó khăn khi phải tìm tài liệu trong một tủ hồ sơ chỉ chực đổ sập xuống và các loại giấy tờ. Chính vì thế, bạn hãy dọn dẹp những tài liệu của năm trước, bỏ đi những cái không còn dùng nữa, đóng gói và dán nhãn những tài liệu cũ.
Ghi danh bạ theo vần chữ cái
Điền tên và địa chỉ liên lạc theo vần chữ cái trong sổ danh bạ hoặc có một cách đơn giản hơn là kẹp danh thiếp của họ vào sổ.
Xóa những tài liệu không cần thiết trong máy tính
Cho dù dung lượng ổ cứng máy tính của bạn có nhiều đến đâu đi chăng nữa thì bạn cũng không muốn bị ngập lụt các file tài liệu trong “My documents”. Hãy xóa đi các file nháp, các tài liệu không còn sử dụng đến nữa để khỏi bị lẫn lộn.
Ghi chú những sự kiện quan trọng hàng năm lên lịch để bàn
Khi sang năm mới, bạn nên ghi lại những sự kiện quan trọng hàng năm lên lịch để bàn. Bằng cách này, bạn sẽ không bị lỡ mất bất kỳ một sự kiện quan trọng nào
.
Để các ghim kẹp giấy vào hộp đựng có từ tính
Các loại ghim kẹp giấy luôn được bán theo hộp. Nếu bạn không muốn mỗi lần sơ ý là cả đống ghim kẹp rơi tung tóe lên bàn thì hãy cho chúng vào một hộp đựng nhỏ có từ tính, trông sẽ rất gọn gàng và tiện lợi.
Đựng các loại bút, bút chì, kéo vào ống đựng bút hoặc một chiếc сốс сао
Hãy cố gắng để sao cho bàn làm việc của bạn lúc đầu giờ gọn gàng như thế nào thì cuối giờ khi bạn bước ra cũng vẫn như vậy. Đừng để các loại kéo, bút trên mặt bàn hay ngăn kéo trên cùng, hãy dùng ống đựng bút hay đơn giản hơn là một chiếc cốc để đựng những đồ trên.
Sắp xếp giấy tờ vào các khay nhiều tầng
Văn phòng làm việc là nơi tập trung rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau. Hãy sử dụng loại khay nhiều tầng để phân loại các giấy tờ, bạn nhớ dán nhãn cho mỗi khay để biết đâu là công văn đến, đâu là công văn đi và các loại giấy tờ khác.
Sao lưu dữ liệu theo tuần
Máy tính của bạn đã bao giờ bị nhiễm vi rút chưa? Nếu có thì chắc chắn bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc thường xuyên sao lưu dữ liệu. Hãy lên lịch sao lưu dữ liệu cho máy tính vào một ngày nhất định trong tuần. Điều này sẽ giúp bạn không còn phải lo lắng về việc mất dữ liệu nữa.
Dọn dẹp những thứ không cần thiết trên mặt bàn
Trên bàn làm việc của bạn thường có những thứ không cần dùng đến hàng ngày. Hãy cất những đồ đó vào trong ngăn kéo hoặc tủ để lấy chỗ cho bạn làm việc.
Dọn dẹp hộp thư điện tử
Hãy sắp xếp các thư điện tử theo tuần. Việc dọn dẹp thư rác thường xuyên không chỉ giúp bạn loại bỏ những thứ không cần thiết mà còn nhắc nhở bạn về những việc cần hoàn thành gấp.
Kiểm tra thư điện tử hàng ngày và trả lời sớm
Hãy kiểm tra hòm thư điện tử vài lần trong ngày để chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ tin tức gì quan trọng.
Giấy ghi lời nhắn
Để một tập giấy ghi lời nhắn ở cạnh điện thoại cùng với bút viết. Bạn sẽ không mất thời gian tìm giấy bút khi có ai đó gọi đến và nhắn lại điều gì.
Để các loại kẹp giấy, giấy viết, đồ văn phòng phẩm vào một rổ nhựa to
Lưu trữ dữ liệu hết năm vào đĩa CD
Dù bạn đã có sao lưu dữ liệu theo tuần, nhưng tốt nhất vẫn nên có một bản sao lưu dữ liệu cả năm được ghi lại trên đĩa CD. Hãy lưu giữ những đĩa CD này vào một hộp đựng đĩa có dán nhãn.
Do đặc tính đĩa CD rất dễ bị trầy xước và bắt bụi nên đựng các loại đĩa này trong các hộp nhựa là tốt nhất.
Cập nhật các số điện thoại và địa chỉ hòm thư thường xuyên
Để giữ mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác được tốt nhất, bạn hãy thường xuyên cập nhật các số điện thoại liên lạc, địa chỉ thư điện tử cũng như địa chỉ thư tay của họ.
Lưu giữ các sổ bảo hành và hướng dẫn sử dụng thiết bị
Hãy cất các sổ bảo hành và hướng dẫn sử dụng các thiết bị văn phòng vào một cuốn sổ có đóng gáy. Bạn sẽ cần biết phải liên lạc với ai hoặc có thể tự tìm cách sửa chữa nếu có gì hỏng hóc xảy ra.
Cất các tài liệu quan trọng và đồ giá trị trong két sắt
Các tài liệu quan trọng và đồ giá trị LUÔN LUÔN phải được giữ trong két sắt. Hãy coi đó là một nguyên tắc làm việc của bạn.
Dọn dẹp các bản tin hoặc xóa bảng trắng ghi những thông tin cũ
Nếu văn phòng của bạn sử dụng bản tin, tập san nội bộ hay bảng trắng để ghi các thông tin liên quan đến công việc thì hãy luôn xóa đi các tin cũ và cập nhật các thông tin mới.
Kiểm tra danh sách khách hàng
Nếu bạn gửi thư cho khách hàng, đừng phí thời gian và tiền bạc gửi thư cho những khách hàng mà vì một lý do nào đó, họ không còn sử dụng dịch vụ hay sản phẩm của bạn nữa. Chính vì thế, hãy luôn kiểm tra danh sách khách hàng trước khi gửi thư. Đồng thời, bạn hãy luôn cập nhật thông tin của khách hàng nếu như họ có sự thay đổi về địa chỉ hay số điện thoại liên lạc.
Xóa các tin nhắn trong máy trả lời tự động
Khách hàng sẽ không thể để lại thông tin nếu như máy trả lời tự động của bạn bị đầy. Hãy xóa đi các mẩu tin cũ để máy trả lời tự động luôn ở chế độ sẵn sàng.